在整个组织中推广 Digital Mind

分四个阶段推广 Digital Mind：指定负责人，试点一个 Mind；在添加任何人之前建立治理机制；分小组推广；然后按固定时间表审查。在 Plandora 中，一份 Enterprise 合同可以包含多个 Mind，每个 Mind 都归各自的账户所有，并设有 Owner 和 Member 角色及访问控制。

推广分为哪些阶段？

把每个阶段都当作一道关卡。只有通过退出检查才能进入下一阶段，进度不由日程决定。

1. 试点一个 Mind。 选择一个工作流程、一类受众，以及一名对其知识负责的人。Plandora 通过有指导的推广方式与较大团队合作（参见 Enterprise），从一个有价值的工作流程入手，明确其知识负责人和用户、权限和集成、人工审查和升级处理，以及可衡量的生产成果。团队会在扩大使用范围前验证工作流程和服务提供商配置。测试期间将试点 Mind 设为 Private，让公众无法打开。不过，Private 并不等于试点小组：组织中的所有人仍可打开它。退出检查：在聊天预览中试过每条转接路径，有人在收件箱中接管过对话，负责人也阅读过真实对话样本。
2. 建立治理机制。 邀请其他人之前，写明谁负责各主题的知识、谁审批行动手册变更、各部门的 Mind 可以回答什么、谁负责转接、多久审查一次，以及谁负责数据保护。下面的清单涵盖了每一项。退出检查：每一项都有指定人员和日期。
3. 分组推广。 分批邀请更多 Mind 加入。每个加入的 Mind 占用一个席位，待接受的邀请也会预留席位，因此要根据能审查知识和处理转接的人数确定每批规模。根据你的方案或推广安排，自动化、集成和额外渠道可能需要配置和验证，所以应将它们添加到已经表现良好的 Mind。先确定需要由人作出的判断，再考虑自动化；自动化应跟随判断解释了原因。退出检查：每个新 Mind 公开前都有自己的知识负责人和转接值班名单。
4. 审查。 在约定的日期阅读对话，检查 Insights 显示的缺口，一次只改一件事。然后记录对每个 Mind 的决定：扩大、暂缓或取消发布。退出检查：责任人作出书面决定。

Plandora 中的组织如何运作？

组织是同一份合同下团队的多个 Mind。每个人保留自己的账户和 Mind，合同支付加入其中的 Mind 的费用。你可以从账户菜单申请组织，在合同激活前不会有任何变化。申请时，你需要选择使用现有 Mind 还是单独的组织 Mind，因此要尽早决定试点使用哪一个：所有权转移对话框会说明所有权易手时组织的 Mind 会发生什么。

成员也可以退出。Member 可以离开，Owner 也可以移除一个 Mind；无论哪种情况，Mind 都会回到其所有者的个人方案，新的工作受个人方案限制，Private Mind 则会取消发布。请在自己的系统中保留已批准的源文件，避免组织的知识只存在于可能离开的 Mind 中。

Plandora 的企业常见问题说明，服务范围可包括单点登录、基于角色的访问、私有连接器和数据驻留审查。请以书面形式确认你的配置是否支持每一项，不要自行假定。上传敏感或受监管的资料之前，先在沟通中提出身份认证、数据驻留和采购方面的要求。

治理清单应包含什么？

七个项目，每项都要指定负责人。

• 谁负责知识。 每个主题领域（如定价、政策和服务说明）指定一名负责人，并确定审查日期。事实存放在知识库中，行为规则存放在行动手册中，因此负责人的工作是确保事实保持最新。
• 谁审批行动手册变更。 行动手册有四个部分（Goal、Role & style、Boundaries 和 Flow），每部分最多 4,000 个字符，总计 12,000 个字符。篇幅足够短，每次变更时都可以从头到尾读一遍。组织指南介绍了管理 Mind、邀请、可见性、品牌和账单的 Owner 和 Member 角色。行动手册编辑的审批由你自行定义：使用自己的变更流程，记录谁在何时批准了什么。
• 各部门的边界。 在适用的情况下，为每个团队或受众设置各自的 Mind 和 Boundaries：它可以回答什么、必须拒绝什么，以及哪些话题始终要交给真人。每个 Mind 属于一个账户，因此每个团队一个 Mind 就意味着每个团队需要一个账户。Plandora 自身的指导是，Digital Mind 不是真人专家，不应被当作真人专家介绍；在财务、法律、医疗和其他重大决策中，应始终让人参与。
• 转接值班名单。 在行动手册中标记指定人员或团队，让转接到达具体的人。在收件箱中，工作人员可以接管对话、将对话分配给同事，再交还给 AI；Unreplied 筛选器显示谁在等待。确定服务时段以及时段外如何告知访客。AI 对话中的人工转接对此有更深入的介绍。
• 审查频率。 固定日期、指定参会人员，每次使用相同议程：没有回答或仅部分回答的问题、转接、知识变更。Insights 提供 7 天、30 天和 90 天时段，并将每个时段与前一个等长时段比较。
• 数据保护负责人。 一个人负责上传内容、谁能查看对话、访客告知、数据保留和数据权利请求。Plandora 的常见问题说明，经授权的所有者和组织成员可能按照各自权限查看对话和受众记录，部署该服务的企业负责告知、取得许可并合法使用收集的数据。各国规则不同，请先阅读东南亚 AI 聊天的数据保护，并就自身情况咨询合格的法律顾问。
• 继任和离职退出。 确定 Mind 的所有者离开时由谁接手，并要求 Owner 在离开前转移所有权。

NIST 和 ISO 能提供什么？

它们为各个环节命名，让你不必自行从头制定。两者都不是 Plandora 的功能，本文也不声称 Plandora 或任何推广项目符合这些标准或通过这些标准的认证。

NIST 的 AI Risk Management Framework （在新标签页中打开）^[1] 于 2023 年 1 月 26 日发布，供自愿使用；NIST 页面说明 1.0 版正在修订，因此请确认你的审查人员使用的是哪个版本。其 Govern 职能 （在新标签页中打开）^[2]被描述为“一项贯穿 AI 风险管理的跨领域职能”，这与上面的顺序一致：治理先于试点，并贯穿每个阶段。三个子类别与本指南相对应：

• Govern 2.1 要求角色、职责和沟通渠道“形成文档，并让整个组织的个人和团队清楚了解”。下面的 RACI 表是实现这一点的一种方式。
• Govern 1.5 要求规划定期审查，“包括确定定期审查的频率”。这就是你的审查频率。
• Govern 1.7 涵盖安全退役和逐步淘汰 AI 系统，对应第四阶段的取消发布决定。

NIST 还指出，“高级领导层为组织内的风险管理定下基调”，这正是下表中发起人的职责。它还补充说，其行动“不构成清单，也不一定是一组按顺序排列的步骤”，因此应使用它检查覆盖范围，而不是逐项打勾。针对生成式 AI，NIST 于 2024 年 7 月 26 日发布了 Generative AI Profile （在新标签页中打开）^[3]，作为该框架的配套资源。

ISO/IEC 42001:2023 （在新标签页中打开）^[4] 于 2023 年 12 月发布，规定了建立、实施、维护和持续改进 AI 管理体系的要求。ISO 称其为“世界首个 AI 管理体系标准”，并表示它适用于开发、提供或使用基于 AI 的产品或服务的各种规模的组织。这是一项管理体系标准，因此它适用于组织如何管理 AI 的使用，而不是针对某一个产品。是否采用由你的风险、合规和采购团队决定。

谁负责什么？

Plandora 的角色是 Owner 和 Member。下表中的其他每一列都是由你分配的职责，一个人可以承担多项职责。表格用通俗语言遵循 RACI 惯例：牵头表示对结果负责（每行一人），执行表示负责具体工作，咨询表示征求意见，告知表示使其知情。组织 Owner 一列假设你的 Plandora Owner 在 IT 或运营部门。

应该衡量什么？

在试点开始前确定指标，并记录当前流程的基准值，例如目前咨询等待人工回复的时间。这些是需要衡量的事项，并非预期结果。

无论数字如何，每次审查都要阅读对话样本。数字能引导你提出问题，答案则在对话中。