Menerapkan Digital Mind di seluruh organisasi

Terapkan Digital Mind dalam empat fase: uji coba satu Mind dengan penanggung jawab yang ditunjuk, tetapkan tata kelola sebelum menambahkan siapa pun, perluas dalam kelompok kecil, lalu tinjau sesuai jadwal tetap. Di Plandora, satu kontrak Enterprise dapat mencakup banyak Mind, masing-masing terkait dengan akun tersendiri, dengan peran Owner dan Member serta kontrol atas siapa yang dapat membuka setiap Mind.

Apa saja fase penerapannya?

Jadikan setiap fase sebagai tahap yang harus lolos pemeriksaan. Anda baru melanjutkan jika pemeriksaan akhir terpenuhi, terlepas dari jadwal.

1. Uji coba satu Mind. Pilih satu alur kerja, satu audiens, dan satu orang yang bertanggung jawab atas pengetahuannya. Plandora bekerja sama dengan tim yang lebih besar melalui penerapan terpandu (lihat Enterprise) yang dimulai dengan satu alur kerja yang memberikan manfaat, penanggung jawab pengetahuan dan penggunanya, izin dan integrasi, peninjauan dan eskalasi oleh manusia, serta hasil produksi yang terukur. Tim memvalidasi alur kerja dan pengaturan penyedia sebelum penggunaan diperluas. Tetapkan Mind uji coba sebagai Private agar publik tidak dapat membukanya selama pengujian. Namun, Private bukan kelompok uji coba: semua orang di organisasi Anda tetap dapat membukanya. Pemeriksaan akhir: setiap jalur pengalihan telah dicoba di pratinjau percakapan, seseorang telah mengambil alih percakapan di Inbox, dan pemilik telah membaca sampel percakapan nyata.
2. Tetapkan tata kelola. Sebelum orang lain diundang, catat siapa yang bertanggung jawab atas pengetahuan setiap topik, siapa yang menyetujui perubahan Playbook, apa yang boleh dijawab Mind setiap departemen, siapa yang menangani pengalihan, seberapa sering peninjauan dilakukan, dan siapa yang bertanggung jawab atas perlindungan data. Daftar periksa di bawah mencakup semuanya. Pemeriksaan akhir: setiap item memiliki orang yang ditunjuk dan tanggal.
3. Perluas dalam kelompok. Undang Mind berikutnya dalam beberapa gelombang kecil. Setiap Mind yang terdaftar menggunakan satu kursi dan undangan yang tertunda mencadangkan kursi, jadi tentukan ukuran gelombang berdasarkan jumlah orang yang dapat meninjau pengetahuan dan menangani pengalihan. Automasi, integrasi, dan kanal tambahan mungkin memerlukan pengaturan dan validasi, tergantung paket atau penerapan Anda, jadi tambahkan ke Mind yang sudah bekerja dengan baik. Tentukan terlebih dahulu keputusan yang memerlukan pertimbangan manusia, lalu otomatisasikan; automasi harus mengikuti pertimbangan menjelaskan alasannya. Pemeriksaan akhir: setiap Mind baru memiliki penanggung jawab pengetahuan dan daftar petugas pengalihan sendiri sebelum dipublikasikan.
4. Tinjau. Pada hari yang disepakati, baca percakapan, periksa kesenjangan yang ditampilkan Insights, dan ubah satu hal setiap kali. Lalu catat keputusan untuk setiap Mind: perluas, tunda, atau batalkan publikasi. Pemeriksaan akhir: keputusan tertulis dari orang yang bertanggung jawab.

Bagaimana organisasi bekerja di Plandora?

Organisasi adalah kumpulan Mind tim dalam satu kontrak. Setiap orang memiliki akun dan Mind sendiri, dan kontrak membiayai Mind yang terdaftar di dalamnya. Anda mengajukan pembentukan organisasi melalui menu akun, dan tidak ada yang berubah sampai kontrak diaktifkan. Saat mengajukan, Anda memilih antara Mind yang sudah ada dan Mind organisasi yang terpisah, jadi tentukan sejak awal mana yang akan digunakan untuk uji coba: dialog transfer kepemilikan menunjukkan apa yang terjadi pada Mind organisasi ketika kepemilikan berpindah.

Keanggotaan dapat berakhir. Member dapat keluar, atau Owner dapat menghapus Mind, dan dalam kedua kasus Mind kembali ke paket pribadi pemiliknya, pekerjaan baru mengikuti batas paket pribadi, dan publikasi Mind Private dibatalkan. Simpan dokumen sumber yang telah disetujui di sistem Anda sendiri, agar pengetahuan organisasi tidak hanya tersimpan dalam Mind yang bisa keluar.

FAQ enterprise Plandora menyebutkan bahwa cakupannya dapat mencakup single sign-on, akses berbasis peran, konektor privat, dan peninjauan residensi data. Konfirmasikan masing-masing untuk konfigurasi Anda secara tertulis, jangan langsung mengasumsikannya tersedia. Bahas persyaratan identitas, residensi, dan pengadaan sebelum materi sensitif atau yang tunduk pada peraturan diunggah.

Apa saja yang termasuk dalam daftar periksa tata kelola?

Tujuh item, masing-masing dengan orang yang ditunjuk.

• Siapa yang bertanggung jawab atas pengetahuan. Satu penanggung jawab per bidang topik, seperti harga, kebijakan, dan deskripsi layanan, beserta tanggal peninjauan. Fakta tersimpan di Knowledge dan perilaku di Playbook, jadi tugas penanggung jawab adalah menjaga fakta tetap mutakhir.
• Siapa yang menyetujui perubahan Playbook. Playbook memiliki empat bagian (Goal, Role & style, Boundaries, dan Flow), masing-masing menampung hingga 4.000 karakter, dengan total 12.000 karakter. Jumlah itu cukup singkat untuk dibaca dari awal sampai akhir setiap kali ada perubahan. Panduan organisasi menjelaskan peran Owner dan Member untuk Mind, undangan, visibilitas, merek, dan penagihan. Persetujuan edit Playbook perlu Anda tentukan sendiri: gunakan proses perubahan Anda dan catat siapa menyetujui apa dan kapan.
• Batasan per departemen. Jika sesuai, berikan setiap tim atau audiens Mind sendiri dengan Boundaries masing-masing: apa yang boleh dijawab, apa yang harus ditolak, dan topik mana yang selalu dialihkan ke manusia. Setiap Mind milik satu akun, jadi satu Mind per tim berarti satu akun per tim. Panduan Plandora sendiri menyatakan bahwa Digital Mind bukan pakar manusia dan tidak boleh ditampilkan seolah-olah demikian, dan manusia harus tetap terlibat dalam keputusan keuangan, hukum, medis, dan keputusan penting lainnya.
• Daftar petugas pengalihan. Tandai orang atau tim yang ditunjuk di Playbook agar pengalihan sampai kepada orang tertentu. Di Inbox, staf dapat mengambil alih, menetapkan percakapan kepada rekan, dan mengembalikannya ke AI, sedangkan filter Unreplied menunjukkan siapa yang sedang menunggu. Tentukan jam layanan dan apa yang diberitahukan kepada pengunjung di luar jam tersebut. Pengalihan ke manusia untuk percakapan AI membahasnya lebih lanjut.
• Jadwal peninjauan. Tetapkan hari, peserta yang ditunjuk, dan agenda yang sama setiap kali: pertanyaan tanpa jawaban atau dengan jawaban sebagian, pengalihan, perubahan pengetahuan. Insights menawarkan periode 7 hari, 30 hari, dan 90 hari serta membandingkan masing-masing dengan periode sebelumnya yang sama panjang.
• Penanggung jawab perlindungan data. Satu orang bertanggung jawab atas apa yang diunggah, siapa yang dapat melihat percakapan, pemberitahuan kepada pengunjung, retensi, dan permintaan hak atas data. FAQ Plandora menyebutkan bahwa pemilik dan anggota organisasi yang berwenang mungkin dapat meninjau percakapan dan catatan audiens sesuai izin mereka, dan bisnis yang menerapkan bertanggung jawab atas pemberitahuan, izin, dan penggunaan data yang dikumpulkan secara sah. Aturan berbeda di setiap negara, jadi mulailah dengan perlindungan data untuk percakapan AI di Asia Tenggara dan tanyakan kasus Anda kepada penasihat hukum yang berkualifikasi.
• Suksesi dan proses keluar. Tentukan siapa yang mengambil alih ketika pemilik Mind keluar, dan wajibkan Owner mentransfer kepemilikan sebelum pergi.

Apa yang ditambahkan NIST dan ISO?

Keduanya memberi nama pada unsur-unsur tersebut sehingga Anda tidak perlu menciptakannya sendiri. Keduanya bukan fitur Plandora, dan tidak ada bagian di sini yang menyatakan bahwa Plandora atau suatu penerapan telah patuh atau tersertifikasi.

NIST AI Risk Management Framework (terbuka di tab baru)^[1], yang dirilis pada 26 Januari 2023, ditujukan untuk penggunaan sukarela, dan halaman NIST menyatakan bahwa versi 1.0 sedang direvisi, jadi periksa versi yang digunakan oleh peninjau Anda. Fungsi Govern (terbuka di tab baru)^[2] dijelaskan sebagai “fungsi lintas bidang yang meresap ke seluruh pengelolaan risiko AI”, sesuai dengan urutan di atas: tata kelola dimulai sebelum uji coba dan berlanjut di setiap fase. Tiga subkategori berkaitan dengan panduan ini:

• Govern 2.1 meminta agar peran, tanggung jawab, dan jalur komunikasi “didokumentasikan dan jelas bagi individu dan tim di seluruh organisasi”. Tabel RACI di bawah adalah salah satu caranya.
• Govern 1.5 meminta agar peninjauan berkala direncanakan, “termasuk menentukan frekuensi peninjauan berkala”. Itulah jadwal peninjauan Anda.
• Govern 1.7 mencakup penghentian dan penghapusan sistem AI secara bertahap dengan aman, yang merupakan keputusan pembatalan publikasi pada fase keempat.

NIST juga mencatat bahwa “Pimpinan senior menentukan arah pengelolaan risiko dalam suatu organisasi”, yang merupakan tugas sponsor dalam tabel di bawah. NIST menambahkan bahwa tindakannya “bukan merupakan daftar periksa, dan tidak harus berupa urutan langkah”, jadi gunakan untuk memeriksa cakupan, bukan sekadar mencentang kotak. Khusus untuk AI generatif, NIST menerbitkan Generative AI Profile (terbuka di tab baru)^[3] pada 26 Juli 2024 sebagai sumber pendamping kerangka tersebut.

ISO/IEC 42001:2023 (terbuka di tab baru)^[4], yang diterbitkan pada Desember 2023, menetapkan persyaratan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan sistem manajemen AI. ISO menyebutnya “standar sistem manajemen AI pertama di dunia” dan menyatakan bahwa standar ini cocok untuk organisasi dalam berbagai ukuran yang mengembangkan, menyediakan, atau menggunakan produk atau layanan berbasis AI. Ini adalah standar sistem manajemen, jadi berlaku untuk cara organisasi Anda menjalankan AI, bukan untuk satu produk tertentu. Keputusan untuk mengadopsinya berada di tangan tim risiko, kepatuhan, dan pengadaan Anda.

Siapa bertanggung jawab atas apa?

Peran Plandora adalah Owner dan Member. Setiap kolom lain di bawah adalah tugas yang Anda tetapkan, dan satu orang dapat memegang beberapa tugas. Sel mengikuti konvensi RACI dalam istilah sederhana: Memimpin bertanggung jawab atas hasil (satu per baris), Mengerjakan bertanggung jawab atas pekerjaan, Ditanya dimintai masukan, dan Diberi tahu mendapat informasi. Kolom Owner organisasi mengasumsikan Owner Plandora Anda berada di bagian TI atau operasional.

Apa yang harus diukur?

Tetapkan ukuran sebelum uji coba dimulai, dan catat kondisi awal dari proses Anda saat ini, misalnya berapa lama pertanyaan menunggu jawaban manusia saat ini. Ini adalah hal yang perlu diukur, bukan hasil yang diharapkan.

Baca sampel percakapan pada setiap peninjauan, apa pun angkanya. Angka mengarahkan Anda pada pertanyaan, dan jawabannya ada dalam percakapan.