Melaksanakan Digital Mind di seluruh organisasi

Laksanakan Digital Mind dalam empat fasa: uji satu Mind dengan pemilik yang dinamakan, tetapkan tadbir urus sebelum menambah sesiapa, kembangkan dalam kumpulan kecil, kemudian semak mengikut jadual tetap. Dalam Plandora, satu kontrak Enterprise boleh merangkumi banyak Mind, setiap satu dipegang oleh akaun sendiri, dengan peranan Owner dan Member serta kawalan ke atas siapa yang boleh membuka setiap Mind.

Apakah fasa pelaksanaan?

Anggap setiap fasa mempunyai syarat untuk beralih ke fasa seterusnya. Anda hanya beralih apabila syarat itu dipenuhi, tanpa mengira jadual kalendar.

1. Uji satu Mind. Pilih satu aliran kerja, satu audiens dan seorang yang bertanggungjawab terhadap pengetahuannya. Plandora bekerjasama dengan pasukan yang lebih besar melalui pelaksanaan berpandu (lihat Enterprise) yang bermula dengan satu aliran kerja bernilai, pemilik pengetahuan dan penggunanya, kebenaran dan integrasi, semakan manusia dan eskalasi, serta hasil penggunaan dalam operasi sebenar yang boleh diukur. Pasukan mengesahkan aliran kerja dan tetapan penyedia sebelum penggunaan diperluaskan. Kekalkan Mind perintis sebagai Private, supaya orang awam tidak dapat membukanya semasa anda menguji. Namun, Private bukan kumpulan perintis: semua orang dalam organisasi anda masih boleh membukanya. Semakan keluar: setiap laluan serahan telah dicuba dalam pratonton perbualan, seseorang telah mengambil alih perbualan dalam Inbox, dan pemilik telah membaca sampel perbualan sebenar.
2. Tetapkan tadbir urus. Sebelum orang lain dijemput, catatkan siapa yang memiliki pengetahuan bagi setiap topik, siapa yang meluluskan perubahan Playbook, apa yang boleh dijawab oleh Mind setiap jabatan, siapa yang mengendalikan serahan, kekerapan semakan dan siapa yang bertanggungjawab terhadap perlindungan data. Senarai semak di bawah merangkumi setiap perkara. Semakan keluar: setiap item mempunyai orang yang bertanggungjawab dan tarikh.
3. Kembangkan dalam kumpulan. Jemput Mind seterusnya secara berperingkat dalam kumpulan kecil. Setiap Mind yang didaftarkan menggunakan satu tempat dan jemputan yang belum diterima menempah tempat, jadi tentukan saiz setiap kumpulan berdasarkan jumlah orang yang boleh menyemak pengetahuan dan mengendalikan serahan. Automasi, integrasi dan saluran tambahan mungkin memerlukan persediaan dan pengesahan, bergantung pada pelan atau pelaksanaan anda, jadi tambahkannya pada Mind yang sudah berfungsi dengan baik. Tentukan pertimbangan manusia dahulu dan automasikannya kemudian; automasi patut mengikut pertimbangan menerangkan sebabnya. Semakan keluar: setiap Mind baharu mempunyai pemilik pengetahuan dan senarai petugas serahan sendiri sebelum dijadikan umum.
4. Semak. Pada hari yang dipersetujui, baca perbualan, periksa jurang yang ditunjukkan oleh Insights dan ubah satu perkara pada satu masa. Kemudian catatkan keputusan untuk setiap Mind: kembangkan, tangguhkan atau nyahterbitkan. Semakan keluar: keputusan bertulis daripada orang yang bertanggungjawab.

Bagaimanakah organisasi berfungsi dalam Plandora?

Organisasi ialah kumpulan Mind sesebuah pasukan di bawah satu kontrak. Setiap orang mengekalkan akaun dan Mind sendiri, dan kontrak membiayai Mind yang didaftarkan di bawahnya. Anda memohon organisasi daripada menu akaun, dan tiada apa yang berubah sehingga kontrak diaktifkan. Semasa memohon, anda memilih antara Mind sedia ada dan Mind organisasi yang berasingan, jadi tentukan awal yang mana akan digunakan untuk perintis anda: dialog pemindahan pemilikan menunjukkan apa yang berlaku kepada Mind organisasi apabila pemilikan bertukar tangan.

Keahlian boleh ditamatkan. Member boleh keluar, atau Owner boleh mengeluarkan Mind, dan dalam kedua-dua keadaan Mind itu kembali ke pelan peribadi pemiliknya, kerja baharu mengikut had peribadi dan Mind Private dinyahterbitkan. Simpan dokumen sumber yang diluluskan dalam sistem anda sendiri, supaya pengetahuan organisasi tidak hanya berada dalam Mind yang mungkin keluar.

FAQ enterprise Plandora menyatakan bahawa skop boleh merangkumi log masuk tunggal, akses berasaskan peranan, penyambung peribadi dan semakan lokasi penyimpanan data. Sahkan setiap perkara untuk konfigurasi anda secara bertulis, dan jangan menganggapnya tersedia. Bincangkan keperluan identiti, lokasi penyimpanan data dan perolehan sebelum bahan sensitif atau terkawal dimuat naik.

Apakah yang perlu ada dalam senarai semak tadbir urus?

Tujuh item, setiap satu dengan orang yang dinamakan.

• Siapa yang memiliki pengetahuan. Seorang pemilik bagi setiap bidang topik, seperti harga, dasar dan penerangan perkhidmatan, serta tarikh semakan. Fakta berada dalam Knowledge dan tingkah laku dalam Playbook, jadi tugas pemilik ialah memastikan fakta sentiasa terkini.
• Siapa yang meluluskan perubahan Playbook. Playbook mempunyai empat bahagian (Goal, Role & style, Boundaries dan Flow), setiap satu memuatkan sehingga 4,000 aksara, dengan jumlah 12,000. Ia cukup pendek untuk dibaca sepenuhnya pada setiap perubahan. Panduan organisasi menerangkan peranan Owner dan Member untuk Mind, jemputan, keterlihatan, jenama dan pengebilan. Kelulusan suntingan Playbook perlu anda tentukan: gunakan proses perubahan anda sendiri dan catatkan siapa yang meluluskan apa dan bila.
• Batasan mengikut jabatan. Jika sesuai, berikan setiap pasukan atau audiens Mind sendiri dengan Boundaries sendiri: apa yang boleh dijawab, apa yang mesti ditolak dan topik mana yang sentiasa diserahkan kepada manusia. Setiap Mind milik satu akaun, jadi satu Mind bagi setiap pasukan bermakna satu akaun bagi setiap pasukan. Panduan Plandora sendiri menyatakan bahawa Digital Mind bukan pakar manusia dan tidak patut digambarkan sedemikian, dan manusia patut terus terlibat dalam keputusan kewangan, undang-undang, perubatan dan keputusan penting yang lain.
• Senarai petugas serahan. Tandakan individu atau pasukan yang dinamakan dalam Playbook supaya serahan sampai kepada orang tertentu. Dalam Inbox, petugas boleh mengambil alih, menyerahkan perbualan kepada rakan sekerja dan menyerahkannya kembali kepada AI, dan penapis Unreplied menunjukkan siapa yang sedang menunggu. Tentukan waktu liputan dan apa yang diberitahu kepada pelawat di luar waktu tersebut. Serahan kepada manusia untuk perbualan AI menerangkan dengan lebih lanjut.
• Kekerapan semakan. Hari yang tetap, peserta yang dinamakan dan agenda yang sama setiap kali: soalan tanpa jawapan atau dengan jawapan separa, serahan, perubahan pengetahuan. Insights menawarkan tempoh 7 hari, 30 hari dan 90 hari serta membandingkan setiap satu dengan tempoh sebelumnya yang sama panjang.
• Pemilik perlindungan data. Seorang bertanggungjawab terhadap apa yang dimuat naik, siapa yang boleh melihat perbualan, notis pelawat, pengekalan dan permintaan hak data. FAQ Plandora menyatakan bahawa pemilik dan ahli organisasi yang diberi kuasa mungkin boleh menyemak perbualan dan rekod audiens mengikut kebenaran mereka, dan perniagaan yang melaksanakan bertanggungjawab terhadap notis, kebenaran dan penggunaan sah data yang dikumpulkan. Peraturan berbeza mengikut negara, jadi mulakan dengan perlindungan data untuk perbualan AI di Asia Tenggara dan rujuk penasihat yang berkelayakan tentang keadaan anda sendiri.
• Penggantian dan proses keluar. Tentukan siapa yang mengambil alih apabila pemilik Mind keluar, dan wajibkan Owner memindahkan pemilikan sebelum mereka pergi.

Apakah yang ditambah oleh NIST dan ISO?

Kedua-duanya menamakan unsur yang diperlukan supaya anda tidak perlu menciptanya sendiri. Kedua-duanya bukan ciri Plandora, dan tiada apa-apa di sini yang mendakwa Plandora atau mana-mana pelaksanaan mematuhi piawaian atau diperakui.

AI Risk Management Framework (dibuka dalam tab baharu)^[1] oleh NIST, yang dikeluarkan pada 26 Januari 2023, bertujuan untuk penggunaan sukarela, dan halaman NIST menyatakan versi 1.0 sedang disemak, jadi periksa versi yang digunakan oleh penyemak anda. Fungsi Govern (dibuka dalam tab baharu)^[2] diterangkan sebagai “fungsi merentas bidang yang diterapkan sepanjang pengurusan risiko AI”, yang sepadan dengan urutan di atas: tadbir urus bermula sebelum perintis dan berterusan sepanjang setiap fasa. Tiga subkategori sepadan dengan panduan ini:

• Govern 2.1 meminta agar peranan, tanggungjawab dan saluran komunikasi “didokumenkan dan jelas kepada individu dan pasukan di seluruh organisasi”. Jadual RACI di bawah ialah salah satu cara untuk melakukannya.
• Govern 1.5 meminta agar semakan berkala dirancang, “termasuk menentukan kekerapan semakan berkala”. Itulah kekerapan semakan anda.
• Govern 1.7 meliputi penamatan dan penghentian sistem AI secara selamat, iaitu keputusan untuk menyahterbitkan dalam fasa keempat.

NIST juga menyatakan bahawa “kepimpinan kanan menetapkan hala tuju pengurusan risiko dalam organisasi”, iaitu tugas penaja dalam jadual di bawah. Ia menambah bahawa tindakannya “bukan senarai semak, dan tidak semestinya satu set langkah yang mengikut urutan”, jadi gunakannya untuk menyemak liputan dan bukannya sekadar menanda kotak. Khusus untuk AI generatif, NIST menerbitkan Generative AI Profile (dibuka dalam tab baharu)^[3] pada 26 Julai 2024 sebagai sumber pelengkap kepada rangka kerja tersebut.

ISO/IEC 42001:2023 (dibuka dalam tab baharu)^[4], yang diterbitkan pada Disember 2023, menetapkan keperluan untuk mewujudkan, melaksanakan, mengekalkan dan terus menambah baik sistem pengurusan AI. ISO menyebutnya sebagai “piawaian sistem pengurusan AI pertama di dunia” dan menyatakan ia sesuai untuk organisasi dalam apa jua saiz yang membangunkan, menyediakan atau menggunakan produk atau perkhidmatan berasaskan AI. Ia ialah piawaian sistem pengurusan, jadi ia terpakai pada cara organisasi anda mengendalikan AI dan bukannya pada satu produk tertentu. Keputusan untuk menggunakannya terletak pada pasukan risiko, pematuhan dan perolehan anda.

Siapa bertanggungjawab untuk apa?

Peranan Plandora ialah Owner dan Member. Setiap lajur lain di bawah ialah tugas yang anda tetapkan, dan seorang boleh memegang beberapa tugas. Sel mengikut konvensyen RACI dalam perkataan mudah: Ketua bertanggungjawab terhadap hasil (seorang bagi setiap baris), Pelaksana bertanggungjawab melakukan kerja, Rujuk ialah pihak yang dirujuk dan Maklum ialah pihak yang dimaklumkan. Lajur Owner Organisasi mengandaikan Owner Plandora anda berada dalam IT atau operasi.

Apakah yang patut anda ukur?

Tetapkan ukuran sebelum perintis bermula, dan catatkan garis dasar daripada proses semasa anda, seperti berapa lama pertanyaan menunggu jawapan manusia pada masa ini. Ini ialah perkara untuk diukur, bukan hasil yang boleh dijangka.

Baca sampel perbualan pada setiap semakan, walau apa pun yang ditunjukkan oleh angka. Jumlah membawa anda kepada sesuatu persoalan, dan jawapannya ada dalam perbualan.